Digitales Finanzmanagement
Jede Rechnung, jede Gutschrift, jede Tankkarten-Transaktion und jede sonstige Ausgabe gehört zu einem Schaden, einem Fahrzeug oder beidem. Schadensmeldung Digital sammelt diese Kostenobjekte dort, wo sie entstehen: E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD werden direkt eingelesen, Belege der richtigen Schaden- und Fahrzeugakte zugeordnet, Zahlungseingänge per Kontoauszug abgeglichen. Das Ergebnis sind die echten Gesamtkosten je Fahrzeug – die Grundlage für Ihre Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung.
Jeder Euro mit Bezug zu Schaden und Fahrzeug
Kosten entstehen nicht im luftleeren Raum. Deshalb hängt jedes Kostenobjekt an der Akte, zu der es gehört – und wird so auswertbar.
Alle Kostenobjekte je Schaden und je Fahrzeug
Eingangsrechnungen, Gutschriften, sonstige Kosten und Tankkarten-Transaktionen werden mit der Schadenakte, dem Fahrzeug und der Flotte verknüpft. So sehen Sie auf einen Blick, was ein einzelner Schaden insgesamt gekostet hat – und was ein Fahrzeug über seine Laufzeit kostet: Reparaturen, Wartung, Reifen, Kraftstoff und Strom in einer Akte. Die Rechnungsanalyse je Fahrzeug stellt Eingangs- und Ausgangsrechnungen gegenüber, etwa weiterbelastete Schäden. Damit haben Sie die Datenbasis für eine belastbare TCO-Kalkulation, ohne Excel-Sammlungen.
E-Rechnung XRechnung & ZUGFeRD
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Importieren Sie XRechnung-Dateien (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X-PDFs per Upload – oder lassen Sie E-Rechnungs-Anhänge aus Ihrem E-Mail-Postfach automatisch als Rechnungsentwurf anlegen. Positionen, Steuersätze, Lieferant und Beträge werden nach EN 16931 strukturiert übernommen, die Originaldatei bleibt archiviert und lässt sich jederzeit lesbar visualisieren.
Intelligente Rechnungsprüfung gegen Kostenvoranschlag und Gutachten
Die KI vergleicht die Werkstattrechnung mit dem Kostenvoranschlag oder Gutachten aus der Schadenakte: Summenabweichungen außerhalb der Toleranz, zusätzliche oder fehlende Positionen und Abweichungen von hinterlegten Verträgen des Lieferanten, des Fahrzeugs oder der Flotte werden nach Schweregrad markiert. Eine Dublettenprüfung warnt, wenn eine Rechnungsnummer für den Lieferanten bereits erfasst wurde.
Freigabe bevor die Rechnung kommt
Kosten steuern Sie am besten, bevor sie entstehen: Kostenvoranschläge werden digital freigegeben und die Reparaturfreigabe direkt an die Werkstatt übermittelt – auf Wunsch per digitaler Signatur. Die spätere Rechnung wird dann gegen genau diesen freigegebenen Stand geprüft.
Belege per KI erfassen und zuordnen
Für Belege ohne E-Rechnung hilft der KI Dokumentenassistent: Er liest Netto- und Bruttobetrag, Rechnungsnummer und Datum aus PDFs und Fotos und erfasst sie als Kosten an der passenden Fahrzeug- oder Schadenakte.
Buchhaltung per DATEV-Export
Gebuchte Rechnungen exportieren Sie als DATEV-Buchungsstapel, Kunden- und Lieferantenkonten als DATEV-Stammdaten – inklusive automatischer Kontonummernvergabe und Buchungssätzen je Rechnung. Ausgangsrechnungen erstellen Sie auf Wunsch selbst als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung 3.0) mit GiroCode für die schnelle Überweisung.
Vom Rechnungseingang bis zur Auswertung
Ein durchgängiger Prozess ohne Medienbruch
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1
Rechnung empfangen
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF – per Upload oder aus dem E-Mail-Postfach.
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Zuordnen
Zu Schadenakte, Fahrzeug, Flotte und Rechnungsgruppe.
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Prüfen
KI-Abgleich mit Kostenvoranschlag, Gutachten und Verträgen, Dublettenprüfung.
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4
Buchen
Entwurf prüfen und buchen – erst dann zählt die Rechnung in der Auswertung.
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5
Weiterberechnen
Forderungen an Verursacher oder Versicherung als E-Rechnung stellen.
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6
Zahlungen abgleichen
Kontoauszug importieren, Zahlungseingänge automatisch zuordnen.
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7
Auswerten & exportieren
Rechnungs-Analytics je Fahrzeug, Flotte und Lieferant, DATEV-Export.
Wissen, wohin das Geld im Fuhrpark fließt
Jede gebuchte Eingangsrechnung fließt automatisch in Ihr Dashboard: Rechnungsbetrag im Zeitraum und seit Start, Schadenanteil, Ø je Fahrzeug und je Rechnung, Verlauf nach Status, Flotte, Lieferant, Rechnungsart oder Rechnungsgruppe – und die Fahrzeuge und Lieferanten, die die Kosten treiben.
Beispieldaten. Gezählt werden gebuchte Eingangsrechnungen nach Rechnungsdatum, netto.
Auswertungen, die Entscheidungen tragen
Kostentreiber erkennen statt suchen
Die Rankings „Top Rechnungstreiber (Fahrzeuge)”, „Top Lieferanten”, „Rechnungsbetrag je Flotte” und „nach Rechnungsgruppe” zeigen sofort, wo das Budget hingeht. Ein Klick öffnet die Details: größte Rechnungen, Anteil Schaden vs. sonstige Kosten, Rechnungsgruppen und verursachende Fahrzeuge. Jede Auswertung lässt sich auf einzelne Flotten filtern und über 30 Tage, 90 Tage, 12 Monate oder 5 Jahre betrachten.
Schadenkosten nach Schaden- und Deckungsart
Der Schadenrechnungsbetrag wird separat ausgewiesen und nach Schadenart sowie Deckungsart (z. B. Haftpflicht, Teil- oder Vollkasko, Betriebshaftpflicht) aufgeschlüsselt – inklusive Verlauf über die Zeit.
Fahrzeug- und Flottenvergleich
Vergleichen Sie Fahrzeuge oder Flotten direkt miteinander: Gesamtbetrag, Anzahl Rechnungen, Ø je Rechnung, Veränderung zur Vorperiode und Aufteilung nach Rechnungsgruppen. So werden Standorte, Fahrzeugmodelle und Nutzungsprofile vergleichbar.
Tankkosten in derselben Fahrzeugakte
Über den Tankkarten-Import landen Kraftstoff-, Lade- und Nebenkosten automatisch beim richtigen Fahrzeug – zusammen mit Reparatur-, Wartungs- und Reifenrechnungen ergibt das die laufenden Kosten je Fahrzeug.
Zahlungen und Forderungen im Griff
Wer Schäden weiterberechnet – an Verursacher, Versicherungen oder Mitarbeitende –, will wissen, ob das Geld angekommen ist.
Kontoauszug-Import mit automatischem Abgleich
Importieren Sie Kontoauszüge als CSV aus Ihrem Online-Banking. Ein Assistent ordnet die Spalten zu, zeigt eine Vorschau und speichert Zwischenstände. Anschließend gleicht die Plattform jede Buchung mit Ihren offenen Forderungen ab und markiert Treffer als „Sicher” oder „Verdacht”. Sie bestätigen, ignorieren oder ordnen neu zu – auch eine Aufteilung einer Zahlung auf mehrere Rechnungen ist möglich.
Matching-Regeln nach Ihren Vorgaben
Legen Sie fest, wie zugeordnet wird: Rechnungsnummer oder Schadennummer im Verwendungszweck (exakt oder unscharf mit Mindest-Übereinstimmung), offener Betrag mit optionaler Toleranz, Erkennung des Zahlers über die IBAN und Einschränkung auf versendete Rechnungen oder einen Datumsbereich.
Teil- und Sammelzahlungen sauber erfasst
Zahlungseingänge erfassen Sie einzeln oder für mehrere Rechnungen auf einmal. Bezahlte, offene und Restbeträge werden automatisch berechnet; ist nichts mehr offen, steht die Rechnung auf „Bezahlt”. Fälligkeiten und überfällige Forderungen sind in der Übersicht sofort sichtbar.
Gutschriften und Forderungen abschließen
Korrekturen bilden Sie mit Gutschriften und Rechnungskorrekturen ab, Restbeträge lassen sich über „Forderung abschließen” nachvollziehbar ausbuchen. Jede Bewegung bleibt an der Rechnung dokumentiert.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das digitale Finanzmanagement.
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Ja. Sie importieren XRechnung-Dateien in den Syntaxen UBL und CII sowie ZUGFeRD/Factur-X-PDFs mit eingebetteter XML. Die Daten werden nach EN 16931 als Eingangsrechnung übernommen, die Originaldatei bleibt archiviert. E-Rechnungs-Anhänge von bekannten Lieferanten können zudem automatisch aus einem angebundenen E-Mail-Postfach als Rechnungsentwurf angelegt werden.
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Ja. Ausgangsrechnungen – etwa für weiterberechnete Schäden – erstellen Sie direkt in der Plattform. Das PDF enthält auf Wunsch die strukturierten Daten nach EN 16931 bzw. XRechnung 3.0 (ZUGFeRD) sowie einen GiroCode für die Überweisung. Die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber kann hinterlegt werden.
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TCO entsteht aus vielen einzelnen Kostenobjekten: Reparatur- und Wartungsrechnungen, Reifen, Kraftstoff und Strom, Gutschriften und weiterberechnete Schäden. Weil jedes dieser Objekte mit dem Fahrzeug – und bei Schäden mit der Schadenakte – verknüpft ist, sehen Sie die tatsächlichen Kosten je Fahrzeug und je Schaden, statt sie aus Excel-Listen zusammenzutragen. Tankkarten-Daten kommen über den Tankkarten-Import automatisch hinzu.
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Sie laden einen Kontoauszug als CSV hoch und ordnen einmalig die Spalten zu. Die Plattform sucht für jede Buchung die passende offene Forderung – über Rechnungs- oder Schadennummer im Verwendungszweck, den offenen Betrag oder die IBAN des Zahlers – und schlägt die Zuordnung als „Sicher” oder „Verdacht” vor. Nach Ihrer Bestätigung werden die Rechnungen automatisch als teilweise oder vollständig bezahlt markiert.
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Die KI vergleicht die Rechnung mit einem Referenzdokument aus der Akte, etwa dem Kostenvoranschlag oder dem Gutachten, und prüft zusätzlich hinterlegte Verträge des Lieferanten, des Fahrzeugs oder der Flotte. Abweichende Summen, zusätzliche Positionen und Vertragsverstöße werden nach Schweregrad markiert – ein digitales Vier-Augen-Prinzip für Werkstattrechnungen.
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Ja. Rechnungen exportieren Sie als DATEV-Buchungsstapel, Debitoren und Kreditoren als DATEV-Stammdaten. Über die REST-API lassen sich Rechnungen und Kosten zudem an ERP- oder DMS-Systeme übergeben.
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Rechnungsbetrag im gewählten Zeitraum mit Vergleich zur Vorperiode, Gesamtbetrag seit Start mit Ø je Monat und Spitzenmonat, Schadenrechnungsbetrag, Anzahl Rechnungen, Ø je Fahrzeug und je Rechnung, den Verlauf gruppiert nach Status, Flotte, Lieferant, Rechnungsart oder Rechnungsgruppe sowie Rankings der teuersten Fahrzeuge und Lieferanten. Alle Werte lassen sich nach Flotten filtern.
Fuhrparkkosten je Fahrzeug und Schaden transparent machen
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie E-Rechnungen, Zahlungsabgleich und Rechnungs-Analytics in Ihrem Fuhrpark zusammenspielen.